Servicio de Asesoría EPM

Servicio de Asesoría

Modelamiento de las Herramientas
Project y SharePoint

Objetivos

  • Modelar la Solución Tecnológica, que permita Automatizar la Gestión de los Proyectos, del área organizacional o Gerencia que lo requiera.
  • Centralizar la Gestión de Proyectos, con el propósito de tener visibilidad del estado de salud Online de la cartera d proyectos.

Alcances

Estudio de Situación Actual

  • Levantamiento y Análisis de Proceso, herramientas y conocimiento.
  • Análisis y documentación de situación actual (Hallazgos)

Necesidades y Expectativas

  • Levantamiento de Requerimientos y Expectativas a nivel de Proceso, herramientas y conocimiento
  • Documentación y priorización de necesidades

Modelamiento de Herramienta Project

  • Centro de Recursos (perfilamiento y seguridad)
  • Centro de Proyecto (tipos, categorías)
  • Informes y Reportes (Panel de Control)

Modelamiento de Gestor Documental

  • Estructura de Sitio
  • Clasificación Documental
  • Bibliotecas Documentales
  • Bibliotecas Imágenes

Taller de Entrenamiento

  • Proceso
  • Manejo de Herramienta Project Server
  • Manejo de Project Professional

Piloto

  • Carga de Proyectos Tipos
  • Carga de Documentación
  • Validación y Resultados del Piloto

Despliegue Solución

  • Carga de Nuevos Proyectos
  • Mejoras

Entregables del Servicio

  • Documento de Estudio Situación Actual.
  • Documento de Diseño Solución.
  • Herramienta Project Server Modelada.
  • Herramienta Gestor Documental Modelado.
  • Personal Capacitado en uso Herramientas.
  • Solución Desplegada y Operativa.
  • “Know-How” del Consultor, respecto a Procesos y Herramientas asociadas a la Gestión de Proyectos.

Beneficios de la implementación de la Solución EPM

Los principales beneficios , que reportará la presente solución , son las siguientes:

  • Proyectos y Gestión de Cartera Unificadas, proporcionando en un único servidor, una interfaz de usuario intuitiva, que ofrece las herramientas adecuadas para apoyar el ciclo de vida del proyecto.
  • Agilizar los procesos de consolidación de la información, proveniente de los proyectos, eliminando los procesos manuales que se aplican actualmente.
  • Disponer de vistas ejecutivas en línea, sobre el estado de la cartera de proyectos (plan, fase, avance, estado, estimación a término), con disponibilidad de filtros de selección de proyectos.
  • Gestionar la documentación del proyecto en áreas colaborativas específicas, incluyendo servicios de manejo documental: check-in/check-out, versiones, alertas,etc.
  • Habilitación de un centro de plantillas de proyecto (Cartas Gantt), que recoja las mejores prácticas de planificación de proyectos.
  • Establecimiento de métricas, para establecer el estado de avance físico, de los proyectos.
  • Disponer en línea la información de un proyecto (programación y estado de avance) a diferentes niveles de detalle, con disponibilidad de filtros de selección de tareas.
  • Ahorro de tiempo importante en la generación de nuevas vistas, y reportes.
  • Facilidad de acceso a la información de un proyecto, documentación, riesgos y problemas.
  • Facilitar la Colaboración entre los miembros de los equipos de proyecto, mediante tareas, notificaciones, alertas, repositorio de documentos, calendario de proyecto.
  • Alertar vía email a los usuarios sobre los movimientos documentales y actualización de los Proyectos (registro,actualización, eliminación de documentos).
  • Proporciona visibilidad y control a través de Informes y Cuadros de Mando.