Tipos de tareas

Tipo de tarea en Ms Project

Realizado por Pablo Maass

La importancia de comprender el impacto del tipo de tarea, es el de predecir el resultado del cálculo que ejecutará Ms Project cuando se alterna alguna de las variables de la ecuación de programación.

La capacitación, a través de un curso presencial, de esta temática la puede consultar aplicando el vínculo Contacto o en el mail Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

 

 

Ecuación de Programación

Como programa ms project

Project programa cada tarea con la fórmula que relaciona tres variables, la duración de la tarea con el trabajo requerido y con la disponibilidad de los recursos involucrados.  Esta fórmula es:

Duración = Trabajo/Esfuerzo

 Donde:

        Trabajo corresponde a la mano de obra total necesaria para que todos los recursos completen una tarea.

        Esfuerzo es la cantidad de tiempo que entre todos los recursos asignan, por jornada, a la tarea.

        Duración es el período de tiempo que es necesario para completar una tarea.

Ejemplo conceptual

Si tres pintores laboran durante dos días en una tarea, con una dedicación de 8 horas diarias cada uno:

        El Trabajo en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).

        El Esfuerzo de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).

        La duración es 2 días (48 horas/ 24 horas).

Tipos de Tareas

Los tres tipos de tareas son Unidades fijas; Trabajo Fijo; Duración fija.  Al modificar una de las tres variables, cada uno de los tipos de tarea afecta a la programación del modo descrito a continuación.

Tipo de tarea v/s alteración de la variable

EN UNA...

SI altera LAS UNIDADES...

SI altera LA DURACIÓN...

SI altera EL TRABAJO...

Tarea de Unidades fijas

La duración se vuelve a calcular.

El trabajo se vuelve a calcular.

La duración se vuelve a calcular.

Tarea de Trabajo fijo

La duración se vuelve a calcular.

Las unidades se vuelven a calcular.

La duración se vuelve a calcular.

Tarea de Duración fija

El trabajo se vuelve a calcular.

El trabajo se vuelve a calcular.

Las unidades se vuelven a calcular.

 

Caso I   Duración fija

Cuando se utiliza

Se utiliza cuando el número de realizadores de una tarea puede ser variable y la cantidad de participantes que pudiesen ser asignados no afecta la duración de la tarea.

La tarea Reunión de dos horas en que se planificó que asistirían 4 participantes.

La conveniencia es establecerla como tipo de tarea Duración fija, de manera que si aumenta el número de participantes no disminuya la Duración de la tarea sino que aumente el Trabajo.

 Tarea de Duración fijaTipoDeTarea01

 

Si realmente asistieron 8 participantes, sólo con modificar las unidades de asignación el trabajo se duplicará manteniéndose la duración en 2 horas.

 TipoDeTarea02

 

Cambios a la programación en tarea de tipo duración fija

Una tarea de Duración fija (que significa que debe ser completada de forma inamovible en el tiempo especificado), se realiza en 10 días por un recurso asignado durante 8 horas diarias, generando 80 horas de trabajo.

 TipoDeTarea03


 

Modificación de la Unidades

Si adicionamos una unidad de otro recurso, Project recalculará el trabajo total de la tarea asignando 40 horas a cada uno de los recursos. Así, el trabajo total sigue siendo las mismas 80 horas, la duración se mantiene en 10 días y quedan en un 50% disponible los recursos en la fecha de la tarea.

 TipoDeTarea04

Para ver el ejemplo en la programación de Ms Project, a la Tarea1 (de tipo Duración fija de 10 días, a la cual se le ha asignado el recurso Rec1 el que desarrolla las 80 horas de trabajo)  agregue un nuevo recurso Rec2.  Podrá observar, como muestra la siguiente figura, que Ms Project reparte el trabajo total.

 TipoDeTarea05

En la vista Uso de tarea podrá revisar la distribución en fase temporal del trabajo de los recursos:

TipoDeTarea06 

Note que el cálculo es diferente si en lugar de agregar un nuevo recurso se adiciona una unidad más del mismo Rec1.  En este caso, al mantener la Duración constante se aumenta el Trabajo a 160 horas. Esta modificación puede generar una sobreasignación del recurso visible en la vista Uso de recurso.

 TipoDeTarea07

Modificación de la Duración

Si especificamos una duración de 8 días para completar la tarea, Project recalcula el trabajo total de la tarea en 64 horas.

 TipoDeTarea08

En la vista Uso de tarea podrá revisar la distribución en fase temporal del trabajo de los recursos:

 TipoDeTarea09

 

 Modificación del Trabajo

Al agregar 20 horas adicionales de trabajo para el desarrollo de la tarea, Ms Project recalcula las Unidades de asignación, para realizar las 100 horas de trabajo,  en 1,25 unidades para generar las 10 horas de trabajo día que se requiere.

 TipoDeTarea10

Si se aumenta directamente el Trabajo de la tarea a 100 horas, se obtiene en la vista Uso de tarea la siguiente distribución temporal de trabajo y de asignación de recurso:

 TipoDeTarea11

 

Si se agrega un nuevo recurso Rec2 para que desarrolle las 20 horas de trabajo adicional, se obtiene:

TipoDeTarea12 

En la vista Uso de tarea, al establecer los campos Trabajo y Unidades de recursos asignadas, nos muestra:

 TipoDeTarea13

 

Caso II ‑ Unidades fijas

Cuando se utiliza

Se utiliza cuando se desee que al modificar la duración de una tarea afecte el trabajo de la tarea y mantenga la asignación de recursos fija.

La tarea Programar Informe la realiza un programador en 1 día, se establece del tipo Unidades fijas.

 TipoDeTarea14

Si se fija la duración final de la tarea, manteniendo el número de recursos destinados a realizarla, en de 2 días. Se tiene la nueva programación que refleja el doble de trabajo de la tarea.

 TipoDeTarea15

Cambios a la programación en tarea de tipo unidades fijas

Una tarea de Unidades fijas (que significa que debe ser completada de forma inamovible con nivel de asignación especificado), se realiza en 10 días por un recurso asignado durante 8 horas diarias, generando 80 horas de trabajo.

 

TipoDeTarea16

 

Modificación de la Unidades

Si adicionamos una unidad de otro recurso, Project recalculará la Duración de la tarea.  De manera que el trabajo total sigue siendo las mismas 80 horas y la duración disminuye quedando en 5 días.

 TipoDeTarea17

Al asignar un nuevo recurso Rec2 a la tarea, Ms Project recalcula su duración en 5 días, repartiendo el trabajo en 40 horas para cada recurso.

 TipoDeTarea18

La vista Uso de tarea presenta la distribución en fase temporal del trabajo.

TipoDeTarea19 

Si en lugar de agregar un nuevo recurso Rec2 se adiciona una unidad más del mismo Rec1 se obtiene. 

 TipoDeTarea21

Modificación de la Duración

Si especificamos una duración de 8 días para completar la tarea, Project recalcula el trabajo total de la tarea en 64 horas.

 TipoDeTarea22

Al modificar la duración a 8 días, la vista Uso de tareas muestra la distribución de trabajo en fase temporal:

 TipoDeTarea23

Modificación del Trabajo

Al agregar 20 horas adicionales de trabajo para el desarrollo de la tarea, Ms Project recalcula la Duración  en 12,5 días para generar las 100 horas de trabajo total que se requiere.

 TipoDeTarea24

Al especificar las 100 horas de trabajo se observa como resultado el aumento de la Duración a 12,5 días.

TipoDeTarea25 

La distribución en fase temporal del trabajo diario que desglosa el total de las 100 horas se observa en la vista Uso de tarea.

 TipoDeTarea26

Si en el mismo caso se adiciona un nuevo recurso que desarrolle las 20 horas de trabajo, Project programaría el recurso adicional con el siguiente cálculo:

 TipoDeTarea27

 

Y mostrará la siguiente distribución de trabajo y unidades en la vista Uso de tareas.

 

 TipoDeTarea28

 

Caso III - Trabajo fijo

Cuando se utiliza

Se utiliza cuando para una tarea se desee establecer el trabajo y luego ingresar las unidades de asignación con la finalidad de calcular la duración.

La tarea Pintar Muralla requiere de 32 horas hombres y se programa que la realizarán 2 pintores, se establece como tipo de tarea el de Trabajo fijo

 TipoDeTarea29

Al aceptar el formulario Detalle de Recursos y predecesoras se obtiene una duración calculada de 2 días.

TipoDeTarea30 

Si se decide aumentar el número de unidades a 4, automáticamente Project recalculará la duración a 1 día.

 TipoDeTarea31

La distribución en fase temporal del trabajo realizado se presenta en la vista Uso de recurso.

 TipoDeTarea32


 

El tipo de tarea Trabajo fijo se utiliza también si se desea que el número de unidades sea recalculado cuando se cambia la duración. En el ejemplo anterior, si se requiere que el programa considere una mayor duración, al modificar la duración de la tarea a 2 días, Project habrá de reducir las horas en que los recursos trabajan por día (unidades) manteniendo la misma cantidad de trabajo, como se ve a continuación.

 TipoDeTarea33

Cambios a la programación para el tipo trabajo fijo

Una tarea de Trabajo fijo (que significa que debe ser completada de forma inamovible en el total de horas de trabajo especificadas), se realiza en 10 días por un recurso asignado durante 8 horas diarias, generando 80 horas de trabajo.

 TipoDeTarea34

 

Modificación de la Unidades

Si adicionamos una unidad de otro recurso, Project recalculará la Duración de la tarea.  De manera que el trabajo total sigue siendo las mismas 80 horas y la duración disminuye quedando en 5 días.

TipoDeTarea35 

Si en lugar de adicionar una unidad más del mismo Rec1 se agrega un nuevo recurso Rec2, Ms Project reparte el trabajo en 40 horas para cada recurso y recalcula la Duración en 5 días. 

En la vista Uso de tarea se presenta la distribución temporal del trabajo y de las asignaciones de la tarea.

TipoDeTarea36 

 

Modificación de la Duración

Si especificamos una duración de 8 días para completar la tarea, Project recalcula las Unidades de asignación aumentando la cantidad de horas que los recursos trabajan por día.

Aumenta las unidades de asignación a 1,25 por día, de manera de realizar las 10 horas de trabajo diario requerido para la desarrollar las 80 horas de trabajo en una duración de 8 días.

 TipoDeTarea37

El aumento de las unidades implica un problema de sobreasignación al haberse establecido previamente en 1 la capacidad máxima del recurso Rec1. Esto se presenta en la vista Uso de Recurso de la siguiente forma:

 TipoDeTarea38


 

Modificación del Trabajo

Al agregar 20 horas adicionales de trabajo para el desarrollo de la tarea, Ms Project recalcula la Duración  en 12,5 días para generar las 100 horas de trabajo total que se requiere.

TipoDeTarea39 

La distribución en fase temporal del trabajo diario que desglosa el total de las 100 horas se observa en la vista Uso de tarea.

 TipoDeTarea40

 

Información de contacto

Mis datos or si desea contactarse con motivos relacionado con la aplicación de Ms Project en la administración y gestión de proyectos.

Datos de
Contacto

 
 PabloMaass  
 Ingeniero Civil Industrial de la Universidad de Chile  
 Certificado por Microsoft en Ms Project 2010 como
Microsoft Certified Technology  Specialist 
 
   

Tel. [02 2698 12 30], Santiago

Mail  Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

 

Información de la empresa

OPCIÓN Capacitación Ltda.

Huérfanos 254 Of. 112, Santiago.

Contacto Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

Tel. 02 26981230

Web www.opcioncapacitacion.cl